Soumission des dépenses
Qui soumet les dépenses et quand?
Les dépenses de chacun des groupes ci-dessous doivent être soumises à la personne responsable 60 jours après la fin de chaque période de déclaration :
| Groupe visé | Responsable des dépenses | Période visée |
|---|---|---|
| Personnes nommées | Présidente ou président du conseil d’administration | Chaque trimestre |
| Cadres supérieurs relevant directement de la directrice ou du directeur général(e) (ou d’une personne occupant un poste équivalent) | Directrice ou directeur général(e) ou personne occupant un poste équivalent | Chaque trimestre |
| Les cinq employées ou employés ayant engagé le plus de dépenses cumulatives sur six mois | Directrice ou directeur général(e) ou personne occupant un poste équivalent | Chaque semestre |
Quelles dépenses doivent être soumises?
Il faut inclure toutes les dépenses visées par la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil de l’Ontario ou ayant fait l’objet d’un remboursement à un membre du personnel ou à la personne nommée.
Comment préparer la soumission?
Les demandes de remboursement de dépenses et les rapports de dépenses de chaque groupe visé devraient être regroupés (avec une feuille de couverture distincte pour chaque groupe). La personne responsable des dépenses doit signer cette couverture pour attester l’exactitude des documents justificatifs, et le Bureau du commissaire y inscrit un numéro d’identification unique pour chaque demande de remboursement, qui sera utile si une demande d’information est requise ou si des commentaires ou des remboursements sont reçus. Les feuilles de couverture et des instructions pour les remplir sont disponibles sur notre page Formulaires et ressources.
Toutes les soumissions doivent contenir :
- une feuille de couverture signée par la personne responsable des dépenses;
- tous les frais centralisés, c.-à-d. payés directement par l’organisme (billets d’avion, hébergement, etc.), liés aux demandes de remboursement; il peuvent être inclus dans les dépenses totales ou indiqués séparément sur la feuille de couverture;
- toutes les clarifications concernant des dépenses particulières; elles peuvent être regroupées à condition que chaque dépense soit clairement indiquée.
Vous trouverez ci-dessous des conseils pour vous assurer que vos rapports et demandes de remboursement de dépenses sont complets.
Où envoyer les soumissions?
Par courriel (méthode préférée)
expenses@oico.on.ca
Par la poste
Bureau du commissaire à l’intégrité
2, rue Bloor Ouest, bureau 2100, Toronto (Ontario) M4W 3E2.
(ajouter la mention « Confidentiel »)
Conseils pour vous assurer que vos rapports sont complets
En fournissant toutes les pièces justificatives et explications pertinentes pour chaque demande de remboursement, vous réduirez le nombre de questions que doit poser le Bureau, ce qui améliore l’efficacité du processus.
Tous les rapports et demandes de remboursement de dépenses doivent inclure une copie papier de ce qui suit :
- Tous les reçus détaillés et pièces justificatives
- Explication de l’objectif professionnel des dépenses
- Autorisation préalable des déplacements
- Lieu de départ et destination liés au kilométrage, aux déplacements en taxi, etc.
- Renseignements sur les frais centralisés (ex. : payés par carte d’achat) comme les vols et l’hébergement
- Nom et poste de toutes les personnes ayant occasionné des frais de repas et d’hébergement
- Motifs des offres d’hébergement et explication de leur conformité aux critères établis
- Preuves de remboursement, le cas échéant
- Justification des exceptions, le cas échéant
- Déclaration qui confirme que toutes les dépenses non liées aux déplacements, aux repas ou à l’hébergement, le cas échéant, ont été engagées par des membres du personnel ou des personnes nommées dans le cadre du travail de la personne liée à l’organisme; une note générale suffit s’il s’agit de dépenses fréquentes (factures de téléphone cellulaire, frais d’adhésion à une association professionnelle, etc.)
- Toutes autres explications ou clarifications pertinentes